Der 5-Punkte-Plan für eine ERP-Einführung

Damit sollten Sie rechnen

Die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen ist nicht einfach. Selbst wenn Sie sich für eine ERP-Lösung von einem bekannten Softwarehersteller entscheiden möchten, müssen Sie trotzdem alle Pros und Kontras abwägen. Wir stellen Ihnen heute einen 5-Punkte-Plan vor, wie Sie dafür sorgen können, dass die ERP-Einführung in Ihrem Unternehmen erfolgreich wird.





Ein ERP System ist wie ein Schweizer Taschenmesser

Die Aufgabe eines ERP-Systems besteht darin, Sie bei der Verwaltung Ihrer Arbeitsabläufe zu unterstützen. Eine ERP Software kann Ihnen alle benötigten Informationen liefern, damit Sie Ihre Aufgaben bei gleichbleibender Qualität aber schneller und vereinfacht erledigen können. Sie können jederzeit mit wenig Aufwand Abläufe anpassen und optimieren.

Das alles kann ein ERP-System. Aber mehr kann es nicht.

Viele Unternehmen sind der Meinung, dass ein ERP-System die Lösung für all ihre Probleme sind und sind dann enttäuscht, wenn sie feststellen, dass nach all den Investitionen in Form von Zeit und Geld die Probleme eben nicht weniger geworden sind.  Es ist für Sie als CEO daher wichtig, sich im ersten Schritt zu überlegen, was Ihr ERP-System für Sie leisten muss. Mit Ihrem Leistungsheft holen Sie sich entsprechende Angebote ein. Fragen Sie lieber einmal zu viel, als einmal zu wenig, damit Sie am Ende nicht enttäuscht sind, dass gewisse Funktionen mit Ihrer Software doch nicht möglich sind.

Überlegen Sie sich, wie Sie Ihr Team einweihen

Es ist dabei nicht nur wichtig zu wissen, was Sie sich selbst von der neuen Betriebssoftware versprechen. Es ist ebenso wichtig, welche Ablauferleichterungen und Funktionen sich Ihre Mitarbeiter wünschen. Nebeneffekt dieses Einbindes Ihres Teams ist der, Sie fördern den Optimismus dieses Projekt erfolgreich umzusetzen und gemeinsam zu einem großen Erfolg für Ihr Unternehmen zu machen.

Die Implementierung, also die Umsetzung, ist das eine, die Benutzeradaption, also die Nutzung durch Ihr Team, das andere. Sie haben nichts davon, wenn Sie sich die größte Mühe für die Einführung eines benutzerfreundlichen und arbeitserleichternden Tools nehmen aber Ihre Mitarbeiter nicht bereit sind gewisse Abläufe zu verändern oder überhaupt mit dem neuen Tool zu arbeiten. Sie müssen Ihr Team also so früh wie möglich mit in das Projekt einbinden. Erklären Sie die Vorteile, vereinfachn Sie Abläufe, vereinfachen Sie Informationswege und bereiten Sie das System mit Key Usern perfekt vor, um Ihr Team nicht zu überlasten. 

Bevor es also auf die große ERP-Reise geht, machen Sie sich daran einen Kommunikationsplan mit Ihrem Team zu erstellen.

Achten Sie auf Anpassungsfähigkeit

Denken Sie bei Ihrer Entscheidung unbedingt langfristig und nicht nur an jetzt und Heute. Es bringt nichts, wenn Ihr neues ERP-System für die nächsten Monate perfekt funktioniert und Sie aber nicht in der Lage sind, das System aufzurüsten. Denken Sie nur an die DSGVO. Es wird auch in Zukunft damit zu rechnen sein, dass Sie nötige Anpassungen des Systems vornehmen werden müssen. Wäre es für Sie nicht einfacher, diese Anpassungen wären mit passenden Apps oder Modulen abzudecken. So müssten Sie kein Team abstellen, um ein Lastenheft für die neue Anpassung zu erstellen. Haben keine langen Wartezeiten und sparen unter Umständen noch viel Zeit und Geld. Mit einer Software, die speziell für Ihr Unternehmen erstellt wird, ist diese Flexibilität meist schwierig oder gar unmöglich.

1. Punkt - Die Projektvorphase

Diese Phase ist Ihre Hauptaufgabe in diesem Projekt. Desto besser Sie diesen Punkt vor- und ausarbeiten, desto besser gelingt die Einführung. In dieser sehr wichtigen Phase werden die Geschäfts- und Systemprozesse des Unternehmens aufgenommen, analysiert und auf ERP-Tauglichkeit geprüft.

1.1 Festlegung des Projektteams

In dieser Phase sollte von Ihnen unbedingt ein Projektleiter und s.g. Key User, am besten einen Key User aus jeder Abteilung, ernannt werden. Mit diesem Projekt-Team können Sie wie auch das später umsetzende ERP-Unternehmen intensiv zusammenarbeiten. Hierbei sollten folgende Qualifikationen (Soft-Skills) beachtet werden:

  1. Hohe Kommunikationsfähigkeit

  2. Hohe Dokumentationsfähigkeit

  3. Nachvollziehbarkeit

  4. Methodik

  5. und Disziplin

Die Projektleitung sollte neben der nötigen Fachkompetenz zusätzlich noch im Stande sein,

  1. die Motivation des Teams zu fördern.

  2. die Kommunikation mit allen Mitarbeitern aber mindestens den KeyUsers zu führen.

  3. die Moderation zu übernehmen.

  4. Maßnahmen festzulegen.

Sollte in Ihrem Haus keine Projektleitung gefunden werden können, gibt es die Möglichkeit einen externen ERP-Berater zu beauftragen oder das umsetzende ERP-Unternehmen diese Aufgabe ebenfalls zu übertragen. 

1.2 Festlegung des Projektziels

Am besten fixieren Sie die Projektziele schriftlich. Aufgabe Nr. 1 Ihres neuen Projektteams ist die Erstellung einer praktischen Schautafel. Geben Sie diese in Ihrem Unternehmen bekannt. Ein passendes Anschreiben zur Schautafel erläutert mit Zielen und Zeiten. Bleiben Sie hierbei unbedingt realistisch. 

Auf Grundlage der fixierten Ziele, kann nun eine Prioritätenliste erstellt werden. Nicht alle benötigten Module müssen gleichzeitig zum Echt-Start eingeführt werden. Manchmal sind spätere Anpassungen oder Erweiterungen nach einem gelungenen Echt-Start sinnvoller. Nur die Berücksichtigung der Ist-Situation und genaue Kenntnisse von den Systemprozessen im Unternehmen sollten Ihre Entscheidung darüber beeinflussen.

Anhand der erstellten Prioritätenliste wird das Projekt in kleinere und  überschaubarere Abschnitte aufgeteilt. Denken Sie dringend über eine Risikobeurteilung / Risikomanagement nach. Beachten Sie hierbei folgende Punkte:

  1. Wie werden die ersten 4 bis 6 Wochen vor und nach dem Echt-Start ablaufen?

  2. Welche Abteilungen müssen wann betriebssicher funktionieren?

  3. Welche Sicherheitsvorkehrungen müssen getroffen werden?

  4. Was sind kritische System- und Geschäftsprozesse?

1.3 Festlegung der Vorgehensweise

Ihr Projektkonzept sollte mindestens folgende Punkte beinhalten:

  1. Ausarbeitung der kritischen Stammdaten aufgrund Ihrer erstellten Anforderungsanalyse

  2. Stärken- und Schwächenanalyse  - Beurteilung von einem externen Berater und einer Selbsteinschätzung durch den Projektleiter oder dem CEO

  3. Klare und nachvollziehbare Projektmeilensteine - Mit einer sorgfältigen und durchgängigen Dokumentation durch alle Projektphasen

  4. Nötige Neuorganisation der Geschäftsprozesse, um für eine durchgängige ERP-Tauglichkeit zu sorgen

  5. Aufnahme und Analyse von planungsrelevanten Ist-Daten - Z.B. Betriebskennzahlen wie Kapazitätsauslastung, Maschineneffizienz, Mindestdurchlaufzeiten etc.

  6. Prüfung, und wenn nötig Ausbau, der EDV-Infrastruktur inkl. Server-Landschaft

  7. Prüfung auf nötige organisatorische Änderungen inkl. Optimierung und Harmonisierung der vorhandenen Unernehmensstrukturen

2. Punkt - Die Startphase

2.1 Erstellung eines Pflichten-/Lastenhefts

In dieser Phase werden die ERP-Anbieter eingeladen, um sich deren Software vorstellen zu lassen. Die notwendigen Anforderungen hierzu hat Ihr internes Projektteam bereits in der Vorbereitungsphase ausgearbeitet, auch die Analyse Ihrer Geschäftsprozesse. Wenn Ihr Unternehmen nicht so komplex ist, können Sie die Anbieter auch bitten, Ihnen eine DEMO mit den für Sie in Frage kommenden Module anzulegen. So können Sie und Ihr Termin vorab sehen, ob Ihnen die grundlegende Arbeit mit der Software in Bezug auf die Nutzerfreundlichkeit liegt.


Die ERP-Anbieter möchten in in der Regel ein Lastenheft. Das Pflichten- bzw. Lastenheft mit der reinen Software-Anforderung ist sinnvoll und gibt den Anbietern ein Bild über tatsächlich benötigte Funktionen. Das Lasterheft sollte unbedingt von einem erfahrenen ERP-Berater erstellt werden. Lastenhefte sind bereits eine Art Softwareskalierung und werden in einem Frage/Antwort-Verfahren mit den verschiedenen Abteilungen ausgearbeitet. 
Bereits bei der Aufnahme und Analyse von der benötigten Daten wird deutlich, dass für die Einführung eines ERP-Systems saubere und nachvollziehbare Ist-Daten zur Verfügung stehen müssen. Die Realität sieht jedoch meist völlig anders aus. Die zur Verfügung stehenden Daten können meist nicht oder nur teilweise übernommen werden. 

2.2 Auftragserteilung

Jetzt ist der Zeitpunkt der Auftragserteilung gekommen. Alle Dienstleistungen sowie die Soft- und Hardware können nun von Ihnen in Auftrag gegeben werden. Geben Sie dem Projekt am besten einen internen Namen und laden Sie die Projektmitarbeiter (Key User) zum Kick-Off Meeting ein. Über den Status des Projektes sollten Sie regelmäßig alle Mitarbeiter informieren. Die Unterstützung auch der nicht direkt betroffenen Mitarbeiter sollte ebenfalls erfolfen, denn damit das Projekt gelingen kann, muss ein grundsätzliches Verständnis für die bevorstehende Änderung bestehender Prozesse entstehen. Die Projektmitarbeiter geben die Stammdaten in einer Testversion ein.


Stammdaten sollten in einem zumutbaren Umfang und Zeitrahmen neu im ERP-System eingegeben werden. Anhand dieser Test-Daten lassen sich jetzt sämtliche Szenarien des Alltags durchspielen. Nur wenn Sie diese Zeit nutzen, lassen sich die Machbarkeiten für das spätere Produktivsystem erkennen und mögliche Korrekturen in Nummernkreisen, Ansichten, Filtern, Belegsteuerungen und allgemeiner Algorithmen noch vornehmen. Aber auch diese Testphase sollte einem kontrollierten Lehrplan folgen. An dieser Stelle des Projekts sind Fachberater wieder stark gefragt, da diese den Blick für das Wesentliche erleichtern. In der Testumgebung stellen sich nun die ersten Hürden heraus.


3. Punkt - Die Einführungsphase

Ihre Stammdaten, werden je nach Umfang ca. vier bis sechs Wochen vor dem Echt-Start in ein Test-System eingepflegt und bzw. importiert. Jetzt haben Sie eine letzte Chance sich von eventuellen Altlasten zu entledigen. Man sollte sich auf die Artikel konzentrieren, die in einem Zeitraum von ca. drei - neun Monaten vor und ab dem Echt-Start zu Bewegungsdaten im ERP-System führen. Für diese Artikel sollten alle Stammdaten bis zum letzten Tag vor dem Echt-Start eingepflegt sein. Da in dieser Zeit evtl. eine Doppelbearbeitung, stattfinden muss, erreicht das Projekt in dieser Phase der Einführung ihren Höhepunkt in Sachen Arbeitsaufkommen.

4. Punkt - Der Echt-Start

Mit dem festgelegten Echt-Start werden ca. vier Wochen Unruhe auf Ihr Unternehmen zukommen. Spätestens jetzt wird jeder Ihrer Mitarbeiter den Systemwechsel bzw. die Neueinführung mitbekommen haben. In dieser Zeit entscheidet sich, ob ihr Projektteam erfolgreich war oder nicht. Das neue System läuft nun unter Volllast. Fehlende oder falsche Belege, falsche Bedarfszuordnungen, ungeübte Buchungen und mangelnde Disziplin machen den Key Usern nun zu schaffen. 


Je nach Umfang und Branche werden Übergangszeiten nicht ausbleiben. Eine gewisse Parallelarbeit von Neu- und Altsystem werden z.B. bei Produktionsfirmen oft notwendig sein. Jede vierte ERP-Einführung scheitert im Alleingang genau in dieser Projektphase. Die ernüchternde Erkenntnis, das die Arbeitslast und das Projektmanagement unterschätzt wurden, führt dann zum Abbruch. Hier macht sich die gute Vorarbeit in Phase 1 bemerkbar.

5. Punkt - Einarbeitung der Mitarbeiter

Nach den ersten kritischen Wochen sollten Ihre Key User jetzt etwas loslassen können und weitere Mitarbeiter einschulen. Geschäftsabläufe und Buchungen, welche noch nicht richtig bearbeitet werden, sollten nun durch detaillierte Schulungsunterlagen minimiert werden. Ihre Mitarbeiter sollten nun nach den vorliegenden Dokumentationen diszipliniert arbeiten, um den sicheren Umgang mit dem neuen ERP-System zu festigen.