Einzug eines ERP-Systems - Wie läuft sowas eigentlich ab?

Ein Bericht ohne viel Schnick Schnack

Heute möchte ich Ihnen ganz unkompliziert erklären, wie so ein ERP-System (in unserem Fall natürlich mit Odoo) in Ihr Unternehmen eingeführt werden kann.

Wer kennt es nicht. Man weiß, es wird Zeit. Man sollte sich drum kümmern, aber die Auswahl ist so wahnsinnig vielseitig. So viele Firmen bieten Ihre Dienste an und na klar hat jedes Produkt seine Vor- aber auch seine Nacheile für das eigene Unternehmen. Das eine System ist günstig aber es fehlen diverse Abläufe, da Sie vielleicht kein Standard-Unternehmen haben. Ein anderes System kostet schon wieder so viel, dass man bei der Betrachtung des Angebotes schon schluckt und sich innerlich fragt, ob es vielleicht nicht doch noch einige Zeit ohne ERP gehen würde.




Die Analysephase

Jeder ERP-Dienstleister wird Sie fragen, ob Sie bereits ein Lastenheft erstellt haben. Was ist ein Lastenheft? Ein Lastenheft zeigt auf, welchen Bedarf Sie in Ihrem Unternehmen an die benötigte Software stellen. Es ist der erste Schritt in Richtung Klarheit und wird Ihnen bei der Aussortierung der Dienstleister bereits helfen. Besonders dann, wenn Ihr Unternehmen Prozesse führt, die außerhalb des Standards liegen. Viele Produktionsfirmen werden diesen Anspruch haben, wenn nicht sogar alle. Man muss dazu sagen, dass viele Software-Anbieter selbstverständlich tagtäglich an der Weiterentwicklung Ihres Produktes arbeiten. Was heute noch nicht ist, kann morgen bereits auf dem Markt erhältlich sein.

Machen Sie sich also die Mühe sich mit den einzelnen Abteilungen an einen Tisch zu setzen. Am besten wäre es sogar, einen Mitarbeiter für die Projektzeit abzustellen, damit der Gesamtüberblick sichergestellt ist. Das Lastenheft erleichtert dem ERP-Dienstleister Ihren Bedarf zu verstehen. Wenn Sie einen sehr guten ERP-Berater haben, wird er Ihnen Möglichkeiten der Optimierung Ihrer Prozesse durch das ERP-System aufzeigen. Wir nennen diese Phase die „Anforderungsanalyse". Mein Team setzt sich in dieser Phase z.B. mit Ihrem Projektleiter oder den jeweiligen Abteilungsleiter zusammen. Workflows werden besprochen und aufgezeichnet. Ihre Mitarbeiter können Wünsche äußern, wie Workflows verändert werden sollten um effizienter, qualitativ hochwertiger oder/und kostensparender zu arbeiten. Worauf auch immer Ihr Augenmerk liegt. Wir zeigen Ihnen unsere Ideen auf und gemeinsam wird ein konkretes Konzept und ein endgültiges Lastenheft erarbeitet. 

Diese Phase dauert inklusive Einrichtung eines Testsystems sowie der Angebotsausarbeitung bis zu fünf Manntage, je nachdem wie groß und vielseitig Ihr Unternehmen ist und natürlich wie gut das Lastenheft bereits von Ihnen vorbereitet wurde. Ohne die Anforderungsanalyse ist eine realistische Angebotsphase nicht möglich. Es würde Sie verärgern, sollte das Angebot erst sehr günstig erscheinen und dann doch die geplante Summe sich um das mehrfache erhöhen.Aber wussten Sie schon, dass es für eine ERP-Beratung eine staatliche Förderung (Technologie- und Innovationsberatung) gibt? Wir helfen Ihnen gerne diese zu beantragen. Fragen Sie gerne nach oder folgen Sie dem Link um weitere Informationen zu erhalten.





 

Die Umsetzungsphase

Sie haben sich für ein ERP-System entschieden. Herzlichen Glückwunsch. Es war sicherlich keine leichte Entscheidung, aber Sie fühlen sich jetzt sicher besser. Los geht's. Ihr System entsteht. Was für eine aufregende und spannende Zeit. Entweder Sie kommen mit den Standards der ERP-Software aus und die Umsetzungsphase wird schnell voranschreiten oder aber es sind Optimierungen zu programmieren und dieses Phase wird sich über einige Wochen erstrecken. Egal wie, jetzt kommt die Phase in der ein enge Zusammenarbeit stattfindet. Einige Dienstleister werden sich jetzt oft in Ihrem Unternehmen niederlassen um den Prozess hautnah durchzuführen. Andere werden diese Prozesse mittels Fernwartung vornehmen. Sicherlich kommt es hier auch auf die Komplexität Ihres Unternehmens an.

Natürlich ist die Wahl der ERP-Software nicht die einzige Entscheidung die es zu treffen gilt. Wer wird das System nutzen (also Nutzer sein). Denn jeder Nutzer erzeugt in der Regel Kosten. Sie müssen entscheiden, ob Sie ihr System online oder stationär gesichert haben möchten oder gar beides. Wie häufig soll ein Backup (eine Sicherung) erstellt werden. In dem Fall eines Zusammenbruchs würde man die Zeit bis zu diesem Backup verlieren. Daher muss diese Entscheidung sehr gut bedacht werden.

Mit odoo haben Sie sogar die Möglichkeit Ihre Webseite in Ihr ERP-System zu integrieren. Sie ist schon da. Sie müssen lediglich entscheiden, ob Sie diese nutzen und von unzähligen Vorteilen profitieren möchten oder Sie bei Ihrer bisherigen Lösung bleiben möchten. Sollten Sie die odoo Webseite nutzen möchten, steht die Frage aus, ob Sie diese mit dem vorhanden drag & drop Möglichkeiten selbst gestalten oder ein fertiges odoo Template nutzen möchten. Mit LeEasy Solutions haben Sie auch die Möglichkeit jegliches Wunschdesign durch unser Programmierteam verwirklichen zu lassen. So sind sie garantiert einmalig im großen World Wide Web.

Jetzt wird getestet

Puh. Das war aufregend und die Spannung steigt sogar noch mal. Denn jetzt kommt die Testphase. Ihr neues ERP-System wird einigen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt um alle Workflows zu testen. Erst wenn alle Flows reibungslos funktionieren und alle Anforderungen aus dem Lastenheft umgesetzt wurden ist die Testphase zu Ende. Bevor mit der Einpflege Ihrer vorhandenen Daten begonnen wird, sollten Sie ein Team bestimmen, welches diese Aufgabe Verantwortungsbewusstsein übernimmt. Dieses Team sollte auf alle Fälle eine Schulung des Systems erhalten haben, bevor die Eingabe beginnt.

Als ich unser Odoo System in unserem Unternehmen einführte, fand ich es sehr hilfreich von odoo selbst durch die Implementierung geführt zu werden. Wenn man sich an die empfohlene Reihenfolge hält, kann man odoo tatsächlich sehr gut, sinnvoll und zügig einzupflegen. Hier sollte immer der jeweilige Verantwortliche gemeinsam mit dem Projektleiter oder/und dem ERP-Schulungsleiter die Einpflege vornehmen, damit sichergestellt ist, dass die Grundvoraussetzungen für die weitere Nutzung gegeben sind.

Noch einmal die Schulbank drücken

Nun sind sie schon fast am Ziel. In der vorletzten Phase wird Ihr Team und auch Sie noch einmal die Schulbank drücken. Natürlich nur im sprichwörtlichen Sinne. Diese Schulung ist wichtig und sollte unbedingt Abteilung für Abteilung vorgenommen werden. Da der Umfang sehr ausgiebig sein kann und es sonst zu einer Überlastung kommen kann und die Aufnahme eher bremst als fördert. Erst wenn Ihre Teams fit im neuen System sind, sollten diese darin arbeiten. Gehen Sie daher systematisch vor, wenn Sie die Planung der Schulungstermine vornehmen. Aber Ihr ERP-Berater wird Sie darauf hinweisen und dahingehend leiten.

Odoo CMS - a big picture

YUHUUUU - Es ist endlich soweit!

Ihr Team ist geschult, ihre vorhandenen Daten konnten nun vollständig nach und nach in das ERP-System übertragen werden. Nun können Sie Vorlagen anlegen um ihre Angebote schneller zu bearbeiten. Evtl. stellen Sie fest, dass das eine oder andere Standard-Formular doch nicht passend für Sie ist. Denn es ist und war schon immer so und es wird auch immer so bleiben: erst mit der Nutzung stellen wir fest, wo noch die eine oder andere „Steckdose" fehlt. Gut, wenn man hier auf ein Team baut, dass diese „Kleinigkeiten" zügig aus dem Weg räumen kann.

Ich empfehle eine Einführungsphase über mindestens 2 bis 3 Monate. Neue Abläufe und die eine oder andere nötige Änderung (welche sich erst bei der Nutzung herausgestellt hat) brauchen einfach Zeit um sich einzuspielen. In dieser Zeit sollte Sie die Möglichkeit haben auf einen Support zuzugreifen. Nun bleibt mir nur noch zu sagen: 

Herzlichen Glückwunsch Sie sind nun glücklicher ERP-Nutzer und sind fit für die Zukunft. Willkommen in der nächsten Stufe der Digitalisierung. 

ODOO 11

Anfang Oktober wurde odoo 11 veröffentlicht und vorgestellt. Wir waren ganz aufgeregt. So viele Neuigkeiten die uns begeistern und wir sind schon begeisterte odoo 10 Nutzer gewesen. Sie möchten mehr wissen? Unser Team steht gerne zur Verfügung und freut sich auf Ihre Nachricht. Ich werde bald die Neuerungen auf unserer Webseite einpflegen in Begleitung eines hoffentlich für Sie neuen und spannenden Blogs, dann erzähle ich Ihnen auch mehr über meine Erfahrungen mit odoo.


Ihr Benjamin Skarke


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