Elektronische Rechnungen

Das sollten Sie wissen

Das Ausstellen von Rechnungen auf Papier nimmt viel Zeit in Anspruch und kann problematisch sein, vor allem bei einer großen Anzahl an Vertragspartnern. Elektronische Rechnungen (auch E-Invoicing genannt) können da ein wirksames Gegenmittel sein, das zudem im Zeitalter der Digitalisierung immer mehr an Bedeutung gewinnt.














 

 

Zur gesetzlichen Lage

Im Juli 2016 verabschiedete das Bundeskabinett einen entsprechenden Gesetzesentwurf zur Umsetzung der EU-Richtlinie. Ziel des Gesetzes ist, die elektronische Rechnungstellung zu erleichtern, die Kosten für ihre Nutzer zu minimieren und das Aufkommen elektronischer Rechnungen insgesamt zu vergrößern. Im September 2017 wurde die E-Rechnungs-Verordnung vom Bundeskabinett verabschiedet und bis 2020 soll die elektronische Rechnungsstellung, in Europa zum Standard werden – so der Plan der Europäischen Kommission. Ab dem 27. November 2018 treten deshalb die Vorgaben der „Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung“ in Kraft. Laut der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen vom 16. April 2014 sind davon in Deutschland zunächst alle Bundesministerien und Verfassungsorgane betroffen. Ein Jahr später, also ab dem 27. November 2019, folgen dann alle weiteren öffentlichen Auftraggeber des Bundes wie z.B. Finanzämter, Polizeibehörden, Universitäten oder Krankenhäuser.

Aber was genau ist eine E-Rechnung?

Aus technischer Sicht ist der Begriff der elektronischen Rechnung nicht eindeutig. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden sowohl rein bildhafte Darstellungen als auch ausschließlich strukturierte Datenformate als E-Rechnung bezeichnet. Die Europäische Richtlinie 204/55/EU definiert den Begriff elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, dass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das bedeutet im Umkehrschluss: Eine Bilddatei, ein reines PDF ohne strukturierte Daten oder eine eingescannte Papierrechnung sind keine elektronischen Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie. Hybride Formate sind ausdrücklich erlaubt, sofern ein Teil der Rechnung den rechtlichen Vorgaben entspricht. Rechtlich zulässig sind daher Rechnungsformate, die ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen sowie Rechnungsformate, die sowohl aus einem strukturierten Format als auch aus einer Bilddatei bestehen.

Welche gängigen Rechnungsformate und Richtlinien gibt es?

  • Strukturierte Datenformate: XRechnung, EDI, XML

  • Unstrukturierte Datenformate: Rechnungen im .tif-, .jpg- oder .pdf-Format (rein bildhaft)

  • Hybride Datenformate: ZUGFeRD, PDF/A

  • Übertragungs- und Empfangswege: E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, Fax-Server oder Web-Downloa

E-Rechnungs-Verordnung  

Das Bundesministerium des Inneren hat am 6. September 2017 die E-Rechnungs-Verordnung verabschiedet. Bevorzugtes Rechnungs-Format ist die XRechnung.  Darüber hinaus sollen alle Datenaustauschformate zulässig sein, die die Mindestanforderungen der CEN-Norm erfüllen. Alle Lieferanten der öffentlichen Verwaltung werden ab 27.11.2020 verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu stellen - außer bei Direktaufträgen mit einem voraussichtlichen Nettoauftragswert von maximal 1.000 Euro.

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat der deutsche Gesetzgeber bereits grundlegende Hindernisse für den elektronischen Rechnungsaustausch beseitigt. In § 14 UStG wurden die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen neu gefasst und deutliche Vereinfachungen im Hinblick auf die elektronische Rechnungsstellung getroffen. So wurde beispielsweise die Signaturpflicht abgeschafft. Seither sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln.

Und wie sieht es in der Praxis aus?

Obwohl viele Unternehmen im Zeitalter der Digitalisierung mittlerweile den Service bieten, ihre Post elektronisch zu schicken, gibt es sie auch im Jahr 2018 immer noch: Rechnungen auf Papier. Dabei sollten die Vorteile von elektronischen Rechnungen für jedes Unternehmen ein Anlass zur Selbstoptimierung sein. Denn neben Zeit und Geld wird durch den Einsatz von elektronischen Rechnungen an Fehlern und Verlusten gut gespart. Besonders effektiv ist dieser Vorgang für andere Arbeitsschritte, wenn die Rechnungsstellung im entsprechenden Buchhaltungssystem integriert ist.

Vergleichen Sie die einzelnen Arbeitsschritte ohne und mit elektronischem Rechnungssystem

  • Ohne: Die Anschrift muss recherchiert werden

  • Mit: Anschrift wird automatisch eingesetzt


  • Ohne: Abzurechnende Beträge müssen manuell aufgeführt werden

  • Mit: System hat die Beträge bereits gespeichert


  • Ohne: Gesamte Beträge müssen sogar manuell errechnet werden (Mwst. inklusive)

  • Mit: Ein Klick


  • Ohne: Rechnung muss gedruckt werden

  • Mit: Rechnung wird generiert und gespeichert – elektronisch (im richtigen Format)


  • Ohne: Rechnung muss man prüfen, unterschreiben und kopieren

  • Mit: Fällt weg


  • Ohne: Die Kopie geht in die Buchhaltung, eine weitere in die eigene Ablage

  • Mit: Die Rechnung bleibt im System weiterhin einsehbar und wird automatisch im buchhalterischen Prozess erfasst


  • Ohne: Rechnungen falten, kuvertieren und frankieren. Zudem kommt häufig der Gang zur Post.

  • Mit: Ein Klick


  • Ohne: Versandzeit zum Empfänger beträgt ca. zwei Tage

  • Mit: Keine Versandzeit


  • Ohne: Auch der Empfänger muss die Rechnung bearbeiten; Zahlung erfolgt zeitverzögert

  • Mit: Hat der Empfänger auch ein System, können Rechnungen sogar automatisch eingelesen und abgerechnet werden


  • Ohne: Für Auswertungen oder Analysen muss man die Rechnungen in Excel erfassen.

  • Mit: Ein Klick

Welche Anforderungen gelten für elektronische Rechnungen? 

  • In § 14 UStG ist definiert, welche Bedingungen an eine elektronisch übermittelte Rechnung gestellt werden, damit die Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug erfüllt sind:

  • Für eine elektronische Rechnung gelten dieselben Pflichtangaben wie für eine Rechnung in Papierform (UStG §14 Abs. 4).

  • Der Rechnungsempfänger muss damit einverstanden sein, die Rechnung in elektronischer Form zu erhalten (UStG §14 Abs. 1). Diese Zustimmung ist an keine besondere Form gebunden. Sie kann durch eine Rahmenvereinbarung festgehalten werden, zum Beispiel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

  • Die Zustimmung kann jedoch auch stillschweigend erfolgen oder noch nachträglich erklärt werden.

  • Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung müssen durch innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfungspfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können, gewährleistet sein (UStG §14 Abs. 1). Dies kann auch mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder elektronischem Datenaustausch erfolgen (UStG §14 Abs. 3).

  • Unabhängig vom gewählten Verfahren müssen elektronische Rechnungen revisionssicher und elektronisch archiviert werden.

  • Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre (UStG §14b).

Eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten

Von der Umstellung auf die E-Rechnung profitieren sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger hinsichtlich Kosteneinsparungen, Effizienz und Transparenz. Der Rechnungssteller spart zunächst Papier-, Druck- und Versandkosten. Durch die schnellere Bearbeitungszeit beim Empfänger werden die Rechnungen zudem in der Regel schneller bezahlt. Weitere Einsparungen ergeben sich, wenn interne Prozesse und Archivierung ebenfalls digitalisiert werden. Beim Rechnungsempfänger erhöht sich vor allem die Verarbeitungseffizienz: Eingehende Rechnungen können digital bearbeitet und archiviert werden. Einigen sich zwei Unternehmen darauf, Rechnungen elektronisch auszutauschen, lassen sich die Rechnungsdaten in das entsprechende ERP-System des Empfängers übernehmen, prüfen und zum Beispiel mittels Abgleich mit den Bestelldaten automatisch freigeben.

Im Vergleich zum elektronischen Rechnungsaustausch ist die papiergebundene Variante etwa zehnmal so teuer. Sie ist wesentlich zeitaufwendiger in der Bearbeitung und führt zu längeren Laufzeiten bis zur Zahlung, was zu möglichem Skontoverlust oder Mahngebühren führen kann. Das BMI errechnete, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung durchschnittlich 27 Minuten dauert. Der elektronische Austausch von PDF-Rechnungen, die mit "Kopfdaten" für die teilautomatische Bearbeitung versehen sind (PDF/A), senkt den Aufwand auf rund fünf Minuten.

Welche Vorteile gibt es für den Rechnungssteller?

  • Einsparung der Kosten für Papier und Porto sowie der Archivierungskosten für Papierrechnungen

  • Schnellere Übermittlung der Rechnungsdokumente

  • Manuelle zeit- und fehleranfällige Arbeitsschritte werden minimiert

  • Beschleunigter Zahlungseingang; dadurch Verbesserung der Liquidität

  • Einfachere Bearbeitung und Integration in elektronische Workflows

  • Schnelleres und einfacheres Auffinden abgelegter Rechnungen

Welche Vorteile hat der Rechnungsempfänger?

  • Einsparung der Kosten für Papier durch Wegfall von Kopien für Mehrfachablage

  • Schnellere Übermittlung der Rechnungsdokumente

  • Kürzerer Rechnungsdurchlauf durch beschleunigten Freigabeprozess

  • Kein Skontoverlust, keine Mahngebühren Zeit- und Kostenersparnis durch automatisierte Prozesse (Workflow, insbesondere Rechnungserfassung & automatischer Abgleich mit Bestellwesen)

  • Transparenz über den gesamten Verarbeitungsprozess; Rechnungen jederzeit wieder auffindbar

  • Keine Erfassungsfehler und Korrekturschleifen Wegfall von Archivierungskosten für Papierrechnungen

  • Schnelleres und einfacheres Auffinden abgelegter Rechnungen

Fazit

Auch Deutschland steht die Umstellung auf E-Invoicing unmittelbar bevor. Vielleicht noch nicht 2019, aber definitiv in den nächsten Jahren, werden sich deutsche Unternehmen nicht mehr nur im internationalen Rechnungsverkehr, sondern auch hierzulande mit ähnlichen elektronischen Regularien befassen müssen. Firmen sollten also möglichst schnell einen Plan zur Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse machen und brauchen dringend eine Strategie, die sie länderübergreifend auf die kommenden Regularien vorbereitet.

Hierfür ist es empfehlenswert, ein internes Projekt aufzusetzen, in dem zunächst analysiert wird, welche Mengen und Arten von Rechnungen eingehen und wie die Kunden- und Lieferantenanforderungen sind. Daraus lässt sich schließen, welche Methode die passende ist. Wichtig ist, dass bei dieser Lösungsfindung sowohl Rechnungswesen als auch Einkauf und idealerweise auch die IT-Abteilung beteiligt sind. Nur so lässt sich sicherstellen, dass durch die Umstellung auf die E-Rechnung auch die Chance zur Optimierung und Digitalisierung der vor- und nachgelagerten Prozesse genutzt wird. Erst durch die Schaffung durchgängiger automatisierter Prozesse lassen sich alle Vorteile des E-Invoicing ausschöpfen.