ERP-Einführung Schritt für Schritt

Mit diesen Meilensteinen gelingt die Umstellung

Eine gute ERP-Software kann die Abläufe in Unternehmen deutlich verbessern und ist mittlerweile ab einer bestimmten Unternehmensgröße unverzichtbar. Da der Aufwand bei der Einführung mit der Anzahl der zu berücksichtigenden Prozesse steigt, wird eine frühzeitige Nutzung empfohlen. So können die Abläufe bereits zu einem Zeitpunkt optimiert werden, zu welchem viele andere Unternehmen dies noch nicht durchführen. Dadurch kann auch ein Wettbewerbsvorteil entstehen, welcher zu einem besseren Skalieren der Geschäftsprozesse führen kann.






 

 

 

Was macht ein ERP-System?

 Ein ERP-System plant und verwaltet die Ressourcen eines Unternehmens mit Hilfe intelligenter Software, so dass Prozesse automatisiert und effektiv abgewickelt werden können. Eine ausführliche Erklärung der Software würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, kann aber über den Link aufgerufen werden. Durch ERP lassen sich die Abläufe innerhalb eines Unternehmens kontinuierlich optimieren, so dass unter anderem der Bedarf an Ressourcen optimal geplant werden kann. Dadurch kommt es weder zu Engpässen noch zu unnötiger Überversorgung, welche Kapital und Kapazitäten an falscher Stelle binden würde. Unsere ERP Software besteht aus vielen verschiedenen Komponenten, so dass Sie individuell auswählen können, welche davon Sie für Ihr Unternehmen benötigen. So lassen sich beispielsweise Webshops einrichten, über welche Bestellungen automatisiert abgewickelt werden können. Die Buchhaltung lässt sich ebenfalls über die ERP integrieren, so dass jederzeit ein vollständiger Überblick über die Finanzen vorhanden ist.

Welche Komponenten Ihr ERP System benötigt, hängt von der Art Ihres Unternehmens und den damit verbundenen individuellen Anforderungen ab. Verändern diese sich im Laufe der Zeit, beispielsweise durch Wachstum des Unternehmens, so kann auch die ERP problemlos entsprechend angepasst werden.


Tipp: Überlegen Sie einmal, welche Prozesse Sie in Ihrem Unternehmen durch ERP optimieren könnten! Welche Ressourcen werden momentan von diesen Bereichen beansprucht? Sind die Abläufe in Ihrem Unternehmen optimal aufeinander abgestimmt? Welcher Aufwand ist damit verbunden? Mit Hilfe einer ERP lassen sich zum Beispiel Materialbedarf und die entsprechenden Bestellungen automatisieren. Auch ein Webshop kann vollautomatisch betrieben werden. Gleichzeitig haben Sie jederzeit einen Überblick über sämtliche Abläufe und müssen hierzu nicht erst verschiedene Abteilungen befragen.

Die Einführung einer ERP – wann ist der richtige Zeitpunkt?

Ab einer gewissen Größe kommt heutzutage kaum noch ein Unternehmen ohne eine leistungsstarke ERP Software aus. Die Planung der Ressourcen und die Verknüpfung einzelner Unternehmensprozesse würde andernfalls viele Kapazitäten binden und ließe sich dennoch nicht so effektiv steuern, wie es mit moderner ERP Technik möglich ist.

Ist ein entsprechendes Wachstum geplant, kann es daher unter Umständen Sinn machen, die ERP bereits bei der Gründung des Unternehmens einzuführen. Viele Unternehmer scheuen sich allerdings vor den hiermit verbundenen Kosten, wobei es hier deutliche Unterschiede gibt, wie wir im weiteren Verlauf zeigen werden. Je früher eine ERP Software genutzt wird, desto unkomplizierter gestaltet sich die Einführung. Odoo bietet die Möglichkeit, zunächst nur die Module zu installieren, welche auch wirklich benötigt werden. Dadurch gilt diese Software nicht nur als leistungsstarke ERP für größere Unternehmen, sondern kann auch von kleineren Betrieben kostengünstig verwendet werden.

Aber auch wenn sich Unternehmen erst später für die ERP von Odoo entscheiden, ist die Einrichtung problemlos möglich und wird durch unseren Service kompetent begleitet.

Die Einführung von ERP – ein manchmal komplexes Projekt

Wurde die Einführung einer ERP Software beschlossen, so müssen verschiedene Punkte beachtet werden, damit der reibungslose Ablauf der Unternehmensaktivitäten weiterhin gewährleistet ist und die Software im Anschluss problemlos verwendet werden kann. Daher ist es ratsam, nach einer Checkliste vorzugehen, damit keine wesentlichen Schritte übersprungen werden.

Während es bei kleineren Unternehmen meist noch relativ einfach ist, die einzelnen Abläufe auf die Abwicklung per ERP umzustellen, ist bei mittleren und großen Unternehmen vorab eine besonders gute Planung erforderlich.

Zunächst muss eine Ermittlung des Bedarfs erfolgen, denn je nach Art des Unternehmens können sich die Anforderungen an die ERP deutlich unterscheiden. In der anschließenden Umsetzungsphase werden alle Geschäftsprozesse analysiert. Anschließend muss entschieden werden, ob diese genau so über die ERP umgesetzt werden können, oder ob eine Anpassung erforderlich ist. Nun müssen alle Prozesse über die ERP umgesetzt und miteinander verknüpft werden. In der Regel werden die Abläufe dann zunächst in einer Testphase simuliert, bevor sie im realen Betrieb umgesetzt werden. So können eventuell vorhandene Fehler erkannt und behoben werden, ohne dass hierdurch eine Beeinträchtigung des laufenden Betriebs erfolgt.

Alternativ zur vollständigen Einführung der Software können auch einzelne ERP Komponenten nacheinander eingeführt werden. So können diese bereits in der Praxis genutzt werden, während sich andere Komponenten noch in der Testphase befinden.

In beiden Fällen sollte nach der Einführung eine Validierung und kontinuierliche Optimierung der Software erfolgen.


Tipp: Listen Sie vor der Einführung von ERP alle Abläufe in Ihrem Unternehmen detailliert auf und legen Sie dann fest, welche davon in Zukunft durch die Software abgewickelt werden sollen. Im Anschluss kann dann festgestellt werden, ob hierfür Veränderungen erforderlich sind, oder ob die Abläufe einfach übernommen werden können. Im Hinblick auf zukünftiges Wachstum des Unternehmens kann es sinnvoll sein, jetzt bereits Prozesse zu integrieren, welche bislang noch ohne großen Aufwand manuell abgewickelt werden können.

ERP für kleine und mittelständische Unternehmen – zu teuer?

Obwohl viele Startups ein beachtliches Wachstum verzeichnen können, wird eine ERP häufig erst dann eingeführt, wenn sie auf Grund der Größe des Unternehmens schon fast unverzichtbar ist. Kleine und mittelständische Unternehmen dagegen verzichten oft auf die Vorteile einer Software, welche die Ressourcen effektiv verwalten und planen könnte, da sie zu hohe Kosten fürchten.

In der Tat kommt es bei vielen Anbietern zu Kosten, welche sich letztendlich nur für besonders finanzstarke Unternehmen rentieren. Die verschiedenen Komponenten von Odoo sind dagegen auch für kleinere Unternehmen erschwinglich und machen sich oftmals schon bald im Unternehmensalltag bezahlt. Indem Sie uns kontaktieren, erhalten Sie kostenlos Zugang zu einer Demoversion und können sich so selber von den vielfältigen Vorteilen dieses Systems überzeugen. Durch das Open-Source-Modell von Odoo konnten in nur wenigen Jahren tausende Apps entwickelt und miteinander verknüpft werden. So lassen sich für jedes Unternehmen individuelle Zusammenstellungen finden, welche eine optimale Abwicklung der einzelnen Abläufe gewährleisten.

Durch diese Funktionsweise entwickelt sich Odoo laufend weiter, was es den Anwendern ermöglicht, technisch stets auf dem neuesten Stand zu bleiben. Verbesserungen der Benutzbarkeit betreffen automatisch alle der vollständig integrierten Apps und bieten den Kunden so einen hohen Komfort.


Tipp: Testen Sie Odoo mit der Demoversion, und überzeugen Sie sich so selbst von den Vorteilen, die Ihr Unternehmen durch die Nutzung von ERP haben könnte. Für die Zugangsdaten zu unserer Demoversion können Sie uns unverbindlich über unsere Website kontaktieren.

Fazit: Die Einführung der ERP Software erfolgt für jedes Unternehmen individuell

Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr Abläufe müssen in der Regel bei der Einführung von ERP berücksichtigt werden. Daher raten wir bei entsprechenden Wachstumsabsichten dazu, die Software frühzeitig zu installieren. Darüber hinaus kann ERP Unternehmen auch beim Wachstum unterstützen. Verschiedenste Prozesse werden automatisch aufeinander abgestimmt und können so schneller und effektiver umgesetzt werden. Somit profitieren auch kleinere und mittelständische Unternehmen von einer leistungsstarken ERP. Unser Team unterstützt Sie bei der Planung und Einrichtung Ihrer ganz persönlichen ERP.

Durch die verschiedenen Komponenten von Odoo müssen Sie nicht zwangsläufig die komplette Software einrichten, wenn Sie einzelne Teile davon gar nicht benötigen. Wir können uns so gezielt auf die Bereiche konzentrieren, welche für Ihr Unternehmen von Bedeutung sind.