So wird die Dokumentenverwaltung zum Klacks

Tipps und Tricks im Zeitalter der Digitalisierung


Im Zeitalter der Digitalisierung möchte man meinen, dass der sogenannte "Papierkrieg" der Vergangenheit angehört. Doch leider werden auch weiterhin, nicht zuletzt aufgrund von Aufbewahrungsfristen und Datenschutzrichtlinien, Dokumente auch in Papierform erfasst und eingelagert. Gibt es dann auch noch eine Mischung aus digitalen Dokumenten und Papierdokumenten, ist das Chaos perfekt. Es wird mit jedem weiteren Archivdokument komplexer, den Überblick zu behalten, da immer auch menschlich verschuldete Fehler passieren. 







 




 

 

Dokumentenverwaltung in Zahlen

Wussten Sie...  

  • dass ein Dokument im Schnitt zwei- bis dreimal kopiert wird?  

  • dass 30 Prozent aller Dokumentenzugriffe erfolglos bleiben, da sie verschwunden, falsch abgelegt oder in Bearbeitung sind?  

  • dass ungefähr 50 Prozent aller Dokumente mehrfach abgelegt werden, um das Auffinden zu erleichtern? (was dementsprechend die Datenmengen erhöht)  

  • dass die tatsächliche Bearbeitungszeit eines Dokumentes bis hin zur letztendlichen Ablage nur 10 Prozent beträgt?  

 Gerade bei großen Mengen an Dokumenten und Daten ist eine zuverlässige und gut organisierte Verwaltung unerlässlich. Denn durch weitere Einwirkungen wie die unterschiedlichen Arbeitsweisen einzelner Personen oder weit verzweigte Prozesse und Arbeitsabläufe wird die Arbeit nochmals bedeutend erschwert, vor allem, wenn nach Dokumenten gesucht wird.

Dokumentenverwaltung richtig gelöst

Zum Glück gibt es auf dem Markt mittlerweile ausgefeilte Lösungen, die sich rein um die Verwaltung von Dokumenten und Daten kümmern. Lösungen dieser Art heißen abgekürzt "DMS", was für "Dokumentenmanagement-System" steht. Mit einem solchen Tool können Sie Papierdokumente scannen und somit digitalisieren und archivieren. Die Suche nach den Dateien gestaltet sich nicht allzu komplex, wenn Sie sinnvolle Tags vergeben. Je nachdem, ob die Dokumente für die Arbeit oder privat gedacht sind, sollten Sie sich dementsprechend mehr oder weniger detailreiche Tags ausdenken.  

 DMS sind sowohl für den privaten, als auch für den kommerziellen Einsatz vorgesehen. Die meisten Tools befassen sich lediglich mit der Konvertierung von Papierdokumenten in Dateiformate wie hauptsächlich PDF oder TIFF. Manche Lösungen sind jedoch auch in Verbindung mit einem verknüpften Cloud-Speicherplatz, Social-Enterprise-Features, Verknüpfungen zu Programmen wie Microsoft Office, Adobe Creative Suite oder Google Docs und vieles mehr. Im Vorfeld sollte also grob geklärt werden, welche Anforderungen die Dokumentenverwaltungs-Lösung unbedingt erfüllen soll.


DMS für Unternehmen: ECM

Kleinbetrieb, Mittelstand oder Großunternehmen - unabhängig von der Unternehmensgröße fallen Daten an. Enterprise-Content-Management, kurz ECM, umfasst mehr Methoden als ein kleines DMS-Produkt, welches im Zweifelsfall auch für den Privatgebrauch nicht überdimensioniert ist. Enterprise-Produkte sind um einiges leistungsstärker und sind für größere Mengen an Daten ausgelegt, weshalb sie auch nützliche Techniken umfassen, welche die Arbeit beschleunigen. Gerade für Unternehmen ist die Digitalisierung von Dokumenten wichtig, da aufgrund der DSGVO Datenschutzbestimmungen und Aufbewahrungsfristen eingehalten werden müssen.  

 Geschäftsunterlagen müssen im Normalfall zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden, in bestimmten Fällen sogar bis zu 30 Jahre. Abhängig von der Branche, in welcher das Unternehmen tätig ist und je nach Anwendungsfall der Daten gibt es im Handelsgesetzbuch und im Paragraph 147 der Abgabenordnung weitere Vorschriften. Detailliertere und fundierte Auskünfte gibt Ihnen ein Steuerberater, welcher Sie darüber informieren wird, ab wann Sie Daten und Dokumente getrost vernichten können.

Hier wird dann auch der Einsatz von DLM - Document Lifecycle Management - sinnvoll. Ein Dokumenten-Lebenszyklusmanagement befasst sich mit dem vollständigen Lebenszyklus von Dokumenten und Daten. Beginnend bei der Erstellung, über die Digitalisierung, Weiterverarbeitung und Speicherung, bis hin zur Archivierung und zur letztendlichen Vernichtung oder Entsorgung. Bei diesen Funktionen können DLM und DMS ineinander greifen oder verschiedene Tools eingesetzt werden.  

Ein Ziel von ECM ist natürlich auch, Datenmengen möglichst gering zu halten. Durch ein effizientes Ablagesystem wird die Redundanz nämlich maßgeblich verringert. Ein gut definierter Workflow beschleunigt Arbeitsprozesse und einheitlich geregelter Zugriff sorgt für zielgerichtetes Arbeiten und klarere Zuständigkeiten. Bei der Arbeit in Teams ist es unbedingt notwendig, sich frühzeitig den einen oder anderen Workflow und praktische Ablagestrukturen für verschiedene Dokumentenarten zu überlegen. Alles soll strukturiert abgelegt werden und es sollten möglichst einheitliche Schlagwörter für die Suche vergeben werden. Ist dies nicht von Anfang an klar, wird die Suche nach einzelnen Informationen nämlich deutlich erschwert und auch "Aufräumarbeiten" gestalten sich sehr zeitaufwendig. Deshalb lieber gleich von Beginn an mit System arbeiten! Dokumentenverwaltung ist sicherlich auch für junge Startups sinnvoll!


Auf das richtige ECM-Tool setzen

Das ECM sollte im Idealfall optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens passen. Machen Sie sich bei der Wahl des für Sie passenden Produktes im Vorfeld über folgende Punkte Gedanken:  

  • Wie groß sind die anfallenden Datenmengen? 

  • Werden verschiedene Teams eingebunden? 

  • Müssen Daten lange aufbewahrt werden? 

  • Benötigen Sie automatisierte Workflows? 

  • Für welche Art von Daten/Dokumenten wird das Tool eingesetzt? 

  • Wo sollen die Daten letztendlich gelagert werden? 

  • Werde ich spezielle Reports benötigen? 

Mit diesen Punkten an der Hand können Sie sich darum kümmern, die optimale Lösung für Ihren Betrieb zu finden. Die Branche Ihres Unternehmens ist außerdem auch relevant für die Auswahl des richtigen Produktes. Im Zweifelsfall sollten Sie einen Spezialisten mit dieser Aufgabe betreuen, der Sie gegebenenfalls auch bei der Einführung Ihres neuen Systems betreuen wird.

Private Dokumentenverwaltung

Wenn der Papierstapel wächst und wächst, hat kaum jemand mehr große Lust, ihn abzuarbeiten. Um einen guten Überblick über alle wichtigen Dokumente zu behalten, empfiehlt es sich jedoch, auch für den Hausgebrauch ein eigenes System zur Dokumentenarchivierung einzuführen. Zwar gelten hier wohl eher keine Aufbewahrungsfristen nach DSGVO, es ist dennoch sinnvoll, wichtige Unterlagen strukturiert aufzubewahren, um bei Bedarf darauf zugreifen zu können. Kümmern Sie sich also regelmäßig um die Ablage Ihrer Dokumente, denken Sie sich schlüssige Suchbegriffe aus und sortieren Sie die Daten sinnvoll. Nennen Sie Ordner beispielsweise "Rechnungen", "Auto", "Versicherungen", "Arbeit" und so weiter, um gezielt nach Informationen suchen zu können.  


Tipp: Wenn es Ihnen angeboten wird, sollten Sie auf gedruckte Dokumente verzichten und lieber die digitale Variante wählen. Heutzutage ist es nicht mehr unüblich, dass Rechnungen oder Kontoauszüge elektronisch abrufbar sind. Diese Dokumente können Sie dann abspeichern und in Ihr System einsortieren, ohne sie vorher erst scannen zu müssen.